Maximierung der Produktivität: 5 Schritte, um effizienter zu sein und die Work-Life-Balance zu verbessern

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie umso mehr erledigen, je straffer Ihr Zeitplan ist? Es ist eine dieser Ironien der Arbeit, dass die beschäftigtsten Menschen immer die produktivsten zu sein scheinen. Das Problem mit dieser Realität ist, dass sie suggeriert, dass die produktivsten Menschen diejenigen sind, die am meisten arbeiten. Und das stimmt einfach nicht.

Tatsächlich kann es extrem ungesund, unklug und unproduktiv sein, zu viel zu arbeiten. Es ist ein Missverständnis des Arbeitsprinzips hinter der Korrelation zwischen Zeitknappheit und Produktivität, das Stress, Überarbeitung und Ineffizienz verursacht.

Sie sehen, es sind nicht die Menschen, die mehr arbeiten, die ihre Zeit maximieren. Es sind die Menschen, die ihre Zeit maximieren, die mehr erledigen. Und Menschen, die ihre Zeit maximieren, arbeiten tatsächlich weniger. Daher sind die produktivsten Menschen diejenigen, die ihre Arbeitspläne straffen, mehr in kürzerer Zeit erledigen und Zeit zum Ausruhen, Entspannen und Regenerieren übrig haben.

Das ist das Prinzip der Effizienz. Was braucht es, damit dieses Prinzip für Sie funktioniert? Hier sind fünf Schritte, um die Effizienz zu schaffen, die Sie produktiv hält, während Sie sich in Bestform fühlen.

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre effizientesten Muster

Der erste Schritt besteht darin, Ihre effizientesten Muster zu identifizieren. Bist du ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Arbeiten Sie vor oder nach dem Mittagessen am konzentriertesten? Wann fließen Ihre Ideen wirklich, und wann neigen Sie dazu, langsamer zu werden? Die Kenntnis Ihres inneren Rhythmus ist eine Möglichkeit, Ihre Energie zu nutzen.

Sobald Sie diesen Rhythmus bestimmt haben, können Sie Ihren Zeitplan so gestalten, dass er passt. Zum Beispiel könnte ein Morgenmensch den Morgen in seinem Büro verbringen und sich auf die Projekte konzentrieren, die seine ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern, und sich die Nachmittage, wenn seine Energie nachlässt, für weniger anstrengende Besprechungen und Aktivitäten mit geringerer Priorität aufsparen. Eine Nachteule, die morgens Schwierigkeiten hat, in Bewegung zu kommen, kann es vorziehen, Teamprojekte früh am Tag in Angriff zu nehmen, wenn er von seinen Kollegen mit Energie versorgt wird, und seine Nachmittage, die Zeit, in der er am meisten beschäftigt ist, für die Erledigung von Dingen aufzuheben die eine stärkere Konzentration erfordern.

Das Identifizieren Ihrer effizientesten Muster gilt auch für die Aktivitäten, die Ihre Energie fördern, wie Schlaf, Bewegung und Spaß. Genauso wie Sie Ihre Arbeitsaktivitäten um Ihre natürliche Energie herum planen können, können Sie Ihre Freizeitaktivitäten so planen, dass sie Sie am meisten regenerieren. Treiben Sie Sport, um in Schwung zu kommen und Energie zu tanken? Dann ist dein Training morgens am effektivsten. Oder treibst du Sport, um dich zu entspannen und deinen Stress abzubauen? Dann ist es nach der Arbeit vielleicht an der Zeit, ins Fitnessstudio zu gehen. Ebenso können Sie bestimmen, wann und wie viel Schlaf Sie brauchen und welche Art von Spaß Ihnen am meisten Freude und Zufriedenheit bringt. Diese Aktivitäten tragen nicht nur zu Ihrer allgemeinen Lebensqualität bei, sondern steigern auch Ihre Energie und machen Sie leistungsfähiger.

Schritt 2: Planen Sie das Ideal

Nachdem Sie Ihre effizientesten Muster identifiziert haben, können Sie jetzt Ihre Tage danach planen, um Ihre Energie für sich arbeiten zu lassen.

Beginnen Sie mit einer leeren Tageskalenderseite – vielleicht eine Fotokopie einer Seite aus Ihrem Planer, die Sie noch nicht verwendet haben.

Schreiben Sie auf einem separaten, leeren Blatt Papier alle Aktivitäten auf, die Sie normalerweise an einem Tag tun oder tun möchten. Priorisieren Sie die Punkte nach Wichtigkeit. Skizzieren Sie dann auf dem leeren Kalenderblatt die Aktivitäten, um einen wirklich idealen Tag für Sie zu gestalten, wenn Sie in der Lage wären, alles zu tun, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, Ihnen das Gefühl gibt, vollständig zu sein und Ihnen erlaubt, Ihr Leben zu genießen.

Sie werden höchstwahrscheinlich feststellen, dass nicht alle Aktivitäten passen. Das wollen Sie entdecken. Indem Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Dinge zuerst erledigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit mit den richtigen Dingen verbringen. Alles andere muss um diese herum passen. Hier kommt der Aspekt der Effizienz ins Spiel: Die weniger wichtigen Dinge müssen in weniger Zeit passen. Vielleicht entdecken Sie sogar einige Dinge, mit denen Sie Zeit verbracht haben und die nicht mehr in Ihren Zeitplan passen. Es ist an der Zeit, diese loszulassen, indem Sie sie entweder delegieren, neue Systeme finden, um sie schneller zu erledigen, oder entscheiden, dass sie überhaupt nicht erledigt werden müssen.

Diese Übung kann verwendet werden, um die verschiedenen Arten von Tagen in Ihrem Zeitplan abzubilden, oder sie kann verwendet werden, um je nach Art Ihrer Arbeit ideale Versionen Ihrer Wochen, Ihrer Monate oder sogar Ihrer Jahre zu erstellen. Je klarer Sie sich darüber klar werden, was einen idealen Zeitplan für Sie ausmacht, desto effizienter werden Sie, wenn Sie irrelevante Aktivitäten löschen und Ihren Kalender so planen, wie es am wichtigsten ist.

Schritt 3: Machen Sie es wahr

Jetzt ist es Zeit, real zu werden. In diesem Schritt übertragen Sie den von Ihnen entworfenen Zeitplan aus dem soeben erstellten Ideal in Ihren tatsächlichen Kalender. Planen Sie für die kommenden Tage die Aktivitäten in Ihrem Planer so ein, wie es Ihren Vorstellungen am nächsten kommt.

Am Anfang mag Ihr gegenwärtiger Kalender wenig mit dem Ideal zu tun haben, das Sie so mutig entworfen haben. Wenn Sie jedoch weiter in die Zukunft planen, wird es Ihnen leichter fallen, proaktiv zu bestimmen, welche Aktivitäten wann stattfinden. Vielleicht hindert Sie ein verspätetes Meeting daran, morgen Abend wie gewünscht ins Fitnessstudio zu kommen; Wenn Sie jedoch für die nächste Woche ein paar Ausflüge zum Yoga planen, können Sie alle neuen Treffen nach Ihrem idealen Zeitplan arrangieren.

Ein paar Tipps, damit dieser Schritt zählt:

  • Halten Sie Ihre Verpflichtungen gegenüber sich selbst in Tinte fest. Sie werden weniger geneigt sein, sich selbst abzubrechen, als wenn Sie einfach löschen können, was Sie geschrieben haben.
  • Betrachten Sie Ihre Aktivitäten als Termine. Wenn Sie am Dienstagmorgen einen Termin haben, um an einer großen Präsentation zu arbeiten, ist Ihr Kalender ausgebucht. Unabhängig davon, ob Ihr Termin mit Ihnen selbst stattfindet, ist er genauso wichtig, als ob das Treffen mit dem tatsächlichen Kunden stattfand, für den die Präsentation letztendlich gehalten wird.
  • Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Die Leute werden respektieren, was Sie ihnen sagen, was Sie brauchen, wenn es darum geht, Ihr Bestes zu geben. Sie wissen zu lassen, dass Sie sich um 9:00 Uhr statt um 3:30 Uhr treffen möchten, weil Sie frischer und effektiver sein werden, dient langfristig allen, auch wenn es Ihre Effizienz verbessert.
  • Bleiben Sie hart. Ihre Integrität, ganz zu schweigen von Ihrer Produktivität, steht auf dem Spiel, wenn Sie gebeten werden, Pläne zugunsten anderer zu ändern. Wenn die Angelegenheit nicht kritisch ist, halten Sie sich so weit wie möglich an Ihren Zeitplan. An manchen Tagen wird es schwieriger als an anderen, und an diesen Tagen zahlt sich Ihre Effizienz am ehesten aus.

Schritt 4: Bewerten Sie die Situation (vergleichen Sie das Ideal mit der Realität)

Wenn Sie Ihren Kalender fertiggestellt haben, sehen Sie sich noch einmal an, was Sie erstellt haben. Wie weit ist Ihre Realität von diesem Ideal entfernt? Und was wäre nötig, damit das Ideal zu Ihrer Realität wird? Eine solche Einschätzung der Situation hilft Ihnen, Maßnahmen für eine effizientere und produktivere Lebensweise zu ergreifen.

Zugegeben, der Prozess kann entmutigend sein. Es kann schwierig sein, dorthin zu gelangen und dort zu bleiben, weil das Leben einem in die Quere kommt.

Vielleicht besteht Ihr idealer Tag zum Beispiel darin, jeden Morgen vor dem Frühstück einen Spaziergang zu machen. Aber es fällt Ihnen schwer, für diesen Anlass aus dem Bett zu kommen, obwohl Sie wissen, dass Sie sich dann besser fühlen werden.

Oder vielleicht wissen Sie, dass Sie am besten sind, wenn Sie den ganzen Abend zu Hause mit Ihren Lieben verbringen, ohne Besorgungen zu machen oder an späten Meetings teilzunehmen. Aber Sie haben späte Besprechungen und abendliche Verpflichtungen, sodass Sie feststellen, dass Sie Ihr Ideal nicht erreichen.

Nutzen Sie jeden Tag als Gelegenheit zum Lernen und nähern Sie sich dem Zeitplan, der Sie in Bestform hält. Stellen Sie sich am Ende eines jeden Tages drei einfache Fragen: Was ist gut gelaufen oder wie konnte ich meinen Zeitplan einhalten? Was lief nicht gut oder was hat mich aus der Bahn geworfen? Was möchte ich morgen ändern oder anders machen? Indem Sie sich jeden Tag bemühen, einen möglichst effizienten Zeitplan zu erstellen und dann jeden Abend die Ergebnisse zu bewerten, üben Sie, eine Routine einzuführen, die sich bald natürlich und einfach anfühlen wird. Wenn Sie das tun, werden Sie sich in Ihrem eigenen Leben wohlfühlen und Sie werden nicht die Anspannung, Schuld oder den Stress spüren, die entstehen, wenn Sie überarbeitet, überfordert und übermüdet sind.

Schritt 5: Machen Sie es sich leicht

Wenn Sie Ihren Plan in die Praxis umsetzen, denken Sie daran, dass Ihr idealer Zeitplan genau das ist: a Ideal. Es ist etwas, das man anstreben und sich so nah wie möglich annähern sollte. Hier geht es nicht um Perfektion; Es ist weder praktisch noch gesund, ein unerreichbares Ideal aufzustellen und sich dann selbst dafür zu beschimpfen, es nicht erreicht zu haben. Der Schlüssel ist, sich daran zu erinnern, wofür das Ideal ist – das heißt, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Aktivitäten sorgfältig auszuwählen, basierend darauf, was für Sie am effizientesten und effektivsten ist.

Die Arbeit mit Ihrem Kalender auf diese Weise ist ein Schlüssel zur Effizienz. Zu oft werden wir zu Sklaven unserer Zeitpläne, anstatt Zeitpläne zu erstellen, die für uns funktionieren. Indem Sie Ihre effizientesten Muster identifizieren, Ihr Ideal ausarbeiten, es verwirklichen, die Situation einschätzen und sich bei der Umsetzung Ihres Plans schonen, können Sie Ihren Zeitplan straffen und Ihr produktivstes und effizientestes Ich werden.

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