Organisieren Sie Ihre Ordner, um die Effizienz zu optimieren

Dateien vermehren sich schnell auf PCs und ohne ein bisschen Planung können Benutzer am Ende eine lange Liste verschiedener Dateien mit Namen durchsuchen, die bei ihrer Erstellung sinnvoll schienen, aber jetzt sehr mysteriös erscheinen.

Windows speichert automatisch neue Textdateien in Eigene Dateien und Grafikdateien in Eigene Bilder, sofern Sie es nicht anders angeben – großartig, um zu wissen, wo Ihre Dateien landen, aber nicht so gut, wenn es an der Zeit ist, sie wiederzufinden. Ein wenig Planung wird Ihnen helfen, ein einfach zu bedienendes Organisationssystem für alle Ihre Dokumente zu erstellen.

Die Verwendung von verschachtelten Ordnern ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren. Verwenden Sie Ihren Computer sowohl für private als auch für geschäftliche Projekte? Denken Sie darüber nach, einen separaten Ordner für „persönliche“ und „geschäftliche“ Dokumente zu erstellen. Unterteilen Sie diese Ordner in zusätzliche Kategorien.

Im Ordner „Persönlich“ finden Sie möglicherweise einen Mischmasch aus Briefen an Freunde und Familie, Briefe an den Herausgeber Ihrer Lokalzeitung, Beschwerden an Unternehmen über unbefriedigende Produkte, heruntergeladene Rezepte und Webseiten zu einer Vielzahl von Themen und so weiter. Ein „Korrespondenz“-Ordner könnte in mehrere Ordner mit den Bezeichnungen „Freunde und Familie“ und „Geschäftskorrespondenz“ unterteilt werden; der Ordner „Freunde und Familie“ könnte weiter in Ordner für jede Person unterteilt werden, vorausgesetzt, Sie korrespondieren regelmäßig; Sie könnten einen Ordner „Verschiedenes“ für diejenigen hinzufügen, mit denen Sie selten korrespondieren. Wenn Sie per E-Mail kommunizieren, können Sie auch Ihre eigenen E-Mails und die Antworten, die Sie erhalten, kopieren und einfügen oder herunterladen, insbesondere wenn die Briefe wertvolle Informationen enthalten. Ihr Ordner „Freunde und Familie“ kann auch ein guter Ort sein, um persönliche Fotos zu speichern.

Werfen Sie einen guten Blick auf die Website-Downloads und verschiedene Dateien, die Sie gesammelt haben. Haben Sie viele Rezepte, Informationen zu Oldtimern oder alternativen Energiequellen? Breite Kategorien erstellen und dann unterteilen; „Alternative Energieressourcen“ schlägt mehrere Unterkategorien vor: „Wind“, „Solar“, „Biodiesel“ usw.

Auf der Geschäftsseite haben Sie möglicherweise Korrespondenz, Projektnotizen, Hintergrundmaterialien, abgeschlossene und in Bearbeitung befindliche Schriften und eine Vielzahl von Finanzakten. Eine Reihe von organisatorischen Optionen bieten sich an; Möchten Sie Ihre Finanzdateien in einem einzigen Ordner zusammenfassen und nach Bedarf unterteilen? Oder möchten Sie die Finanzakten mit den entsprechenden Projektakten behalten?

Angenommen, Sie arbeiten freiberuflich für mehrere Unternehmen und haben für jedes Unternehmen eine Vielzahl von Dateien. Eine Organisationsmethode besteht darin, einen „Freelance“-Ordner und dann einen Ordner für jeden Kunden zu erstellen; Unterteilen Sie diese jeweils in „Allgemeine Informationen“, „Projekte“, „Rechnungen“, „Korrespondenz“ usw. Der Ordner „Rechnungen“ für jeden Kunden könnte noch einmal nach Jahr unterteilt werden und alle Rechnungen enthalten, die Sie dem Kunden gesendet haben. „Projekte“-Ordner können in „Neue Projekte“, „In Bearbeitung“, „Fertig, aber nicht gesendet“ (für Dateien, die Sie einreichen müssen) und „Gesendet“ unterteilt werden. Dies hilft Ihnen nicht nur, fertige Dateien zu speichern, sondern ermöglicht Ihnen auch, Ihre Arbeit während der Arbeit zu organisieren.

Im Ordner „Freelancer“ können Sie auch einen Ordner „Financial Summary“ bereitstellen, der eine oder mehrere Dateien enthält, die die Finanzinformationen für alle Kunden zusammenfassen.

Denken Sie bei der Planung Ihrer Dateiorganisation auch darüber nach, wie Sie Ihre Dateien benennen. Es hilft, eine systematische Art der Benennung von Dateien zu erstellen. Rechnungen könnten beispielsweise „Rechnung“ sowie den Namen Ihres Kunden, das Projekt und das Einreichungsdatum enthalten: „Rechnung Harvard Stephen Crane 20.10.2005“. Korrespondenz über das Projekt könnte als „Korrespondenz Harvard Stephen Crane 10-20-2005“ bezeichnet werden. Es ist einfach genug, vorhandene Dateien umzubenennen, damit sie in Ihren neuen Organisationsplan passen; Klicken Sie unter Windows einfach mit der rechten Maustaste auf das Symbol der Datei, scrollen Sie nach unten zu „Umbenennen“, klicken Sie mit der linken Maustaste und geben Sie dann den neuen Namen ein.

Vergessen Sie nicht, Ihre Dateien zu sichern! Brennen Sie eine CD, um Ihre Informationen zu speichern und geben Sie dabei Ihre Festplatte frei. Und wenden Sie bei Ihren Backup-Dateien dieselbe Planung an wie bei Ihrer Festplatte. Ein wenig Organisation kann Ihr Leben am Computer erheblich erleichtern.

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