Erstellen eines Kontenplans für ein kleines Restaurant

Unabhängige Restaurantbesitzer führen oft ihre eigene Buchhaltung. Selbst wenn sie am Jahresende einen professionellen Buchhalter einstellen, können sie viel Geld sparen, indem sie die wöchentlichen Aufgaben selbst erledigen.

Um einen Kontenplan einzurichten, der den Anforderungen des Restaurants entspricht, müssen im Allgemeinen die Standardoptionen jedes Buchhaltungsprogramms angepasst werden. Die Auswahl der Umsatz- und Warenkostenkonten in den meisten Systemen sieht keine Trennung der erforderlichen Lebensmittel- und Getränkekategorien vor.

Selbst das führende Buchhaltungsprogramm für kleine Unternehmen bietet, obwohl es eine Standardauswahl für Restaurants hat, nicht alle Konten, die die meisten Restaurantbesitzer benötigen. Zudem werden viele der neu hinzukommenden Spesenkonten kaum genutzt, was zu Verwirrung bei der Dateneingabe führt und nicht zur Übersicht über die Unternehmensfinanzen beiträgt.

Die National Restaurant Association veröffentlicht ein Buch mit dem Titel Uniform System of Accounts for Restaurants. Das Buch enthält detaillierte Beschreibungen der Anwendung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze auf die Restaurantbranche.

Dieses Buch enthält einen Musterkontenplan, stellt jedoch fest, dass „die hier verwendeten Codes nicht die einzige Methode zur Klassifizierung der Konten sind“. Es weist darauf hin, dass die meisten Restaurants nicht alle aufgeführten Kategorien verwenden werden, und es fehlt insbesondere an einer Aufschlüsselung der Inventar- und Kostenkategorien über „Essen“ und „Getränke“ hinaus. Viele Restaurantbesitzer wünschen eine weitere Trennung dieser Kategorien, um Unterkategorien wie „Fleisch“, „Meeresfrüchte“ und „Erzeugnisse“ und möglicherweise „Bier“ und „Wein“ für Getränkekategorien einzuschließen.

Während viele Programme die Verwendung von Kontonummern nicht erfordern, gibt das NRA-Buch an, dass eine Art von Kontonummerierungssystem verwendet werden muss. Wenn Ihr Programm keine Kontonummern anzeigt, sollte es eine Option auf einem Einrichtungsbildschirm haben, um diese Funktion zu aktivieren.

Jedes Kontonummerierungssystem ist im Allgemeinen so gruppiert, dass Konten eines bestimmten Typs in einen bestimmten Nummernbereich fallen. Beispielsweise können Vermögenswerte im Bereich von 1000 und Einkommenskonten im Bereich von 4000 liegen. Auf Systemen mit vielen Detailkonten können 5-stellige Nummern verwendet werden, um mehr Unterkategorien zuzulassen, aber das ist selten für ein kleines Restaurant erforderlich.

Typische Nummernkreise, die von vielen Buchhaltungssystemen verwendet werden, sind wie folgt:

Vermögenskonten: 1000-1999

Passivkonten: 2000-2999

Eigenkapitalkonten: 3000-3999

Ertragskonten: 4000-4999

Wareneinsatz: 5000-5999

Ausgaben: 6000-8000

„Andere“ Konten: 8000-9999

Vermögenskonten

Vermögenskonten umfassen Bargeld, Bankkonten, Inventar und alles andere, was im Besitz ist.

Es ist üblich, die erste Kontonummer, 1000, Bargeld zuzuweisen, da sie normalerweise innerhalb jeder Gruppe nach Liquidität geordnet sind (leichte Umwandlung in Bargeld).

Im Kontenplan sollte für jedes Bankkonto, das für das Unternehmen geführt wird, ein separates Konto verwendet werden. Wenn Händlereinzahlungen einige Tage dauern, bis sie bei der Bank eingehen, kann ein Händlerkonto verwendet werden. Auch wenn Schecks akzeptiert und nicht elektronisch verarbeitet werden, sollte ein Konto für die Hinterlegung von Schecks eingerichtet werden.

Neue Konten werden normalerweise im Abstand von 10 Ziffern nummeriert, sodass Ihre ersten beiden Bankkonten möglicherweise 1010 und 1020 als Kontonummern im Kontenplan verwenden. Wenn Sie Lücken zwischen den Nummern lassen, können Sie später problemlos ein weiteres Konto hinzufügen und es an einer beliebigen Position in die Sortierreihenfolge einfügen.

Die Vermögenskonten können wie folgt nummeriert werden:

  • 1000 Bargeld
  • 1010 Primäres Bankkonto
  • 1020 Bankkonto Nr. 2
  • 1060 Händlereinlagenkonto
  • 1080 Schecks erhalten
  • 1100 Forderungen
  • 1200 Lebensmittelinventar
  • 1210 Fleischinventar
  • 1220 Geflügelinventar
  • 1230 Meeresfrüchte-Inventar
  • 1240 Milchinventar
  • 1250 Warenbestand
  • 1260 Bäckereiinventar
  • 1270 Gefrorenes Inventar
  • 1280 Lebensmittel-Trocken- und Konservenbestand
  • 1320 Getränkeinventar
  • 1330 Spirituoseninventar
  • 1340 Bierinventar
  • 1350 Weininventar
  • 1360 Warenbestand
  • 1380 Bar- und Verbrauchsmaterialbestand
  • 1400 vorausbezahlte Ausgaben und Vorschüsse
  • 1450 Rückgabewert recyceln

Vermögenswerte, die eine Lebensdauer von mehreren Jahren oder mehr haben, werden als langfristige Vermögenswerte bezeichnet. Dazu gehören auch etwaige Immobilien.

  • 1500 Anlagevermögen
  • 1510 Land & Gebäude
  • 1520 Automobil
  • 1530 Möbeleinbauten und -ausstattung
  • 1540 Pachtverbesserungen
  • 1600 Kumulierte Abschreibung
  • 1700 Kapitalisierte Startkosten
  • 1800 Kautionen

Verbindlichkeitskonten

Verbindlichkeitskonten umfassen Dinge wie Kreditkarten und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Dazu gehören auch erhaltene Gelder für Dinge wie Steuern, die an den Staat geschuldet werden, Trinkgelder an die Mitarbeiter und verkaufte, aber noch nicht eingelöste Geschenkkarten. Immobiliendarlehen und andere größere Finanzierungen werden als langfristige Verbindlichkeiten unterkategorisiert.

Passivkonten können wie folgt nummeriert werden:

  • 2000 Kreditorenbuchhaltung
  • 2110 Kreditkarte
  • 2120 Kreditkarte Nr. 2
  • 2130 Kreditkarte Nr. 3
  • 2140 Kreditkarte Nr. 4
  • 2210 Umsatzsteuer zu zahlen
  • 2220 Zweite Steuerschuld
  • 2250 Lohnverbindlichkeiten
  • 2260 Zweite Gehaltsabrechnungspflicht
  • 2280 Tipps gehalten
  • 2300 Geschenkkarten & Gutscheine
  • 2350 Kundenkredite
  • 2400 Schuldscheine zahlbar
  • 2500 Sonstige Schulden

Eigenkapitalkonten

Die Investition der Eigentümer in das Unternehmen wird in den Eigenkapitalkonten dargestellt. Bei einer Kapitalgesellschaft gehört dazu das Eigenkapital. Es ist effektiv das Geld, das das Unternehmen den Eigentümern schuldet. Wenn eine Rechnungsperiode abgeschlossen ist, wird der Saldo der Einnahmen- und Ausgabenkategorien in die Gewinnrücklagen übertragen, die auch ein Eigenkapitalkonto sind.

Die grundlegendsten Eigenkapitalkonten könnten nummeriert werden:

  • 3000 Eigentümerkapital
  • 3100 Stammaktien
  • 3300 Gewinnrücklagen

Einkommenskonten

Verkäufe fallen in die allgemeine Kategorie der Einkommenskonten. Ein Restaurant möchte natürlich separate Kategorien für den Verkauf von Speisen und Getränken und möglicherweise eine weitere Trennung des Verkaufs von Bier, Wein und Spirituosen.

Typische Einkommenskonten sind:

  • 4000 Verkaufserlös
  • 4200 Lebensmittelverkäufe
  • 4320 Getränkeverkauf
  • 4330 Spirituosenverkauf
  • 4340 Bierverkauf
  • 4350 Weinverkauf
  • 4360 Warenverkauf
  • 4500 Catering & Verträge
  • 4700 Sonstige Betriebseinnahmen
  • 4900 Rabatte

Ein Unterschied zwischen den NRA-Empfehlungen und vielen anderen Listen betrifft die Platzierung der Konten „andere Einkünfte“. Dies kann Einkünfte aus Quellen wie Deckungsgebühren, Spiele oder Verkaufsautomaten und die Vermietung von Banketträumen beinhalten. Die meisten Listen platzieren diese Konten im Bereich von 8000 über den Ausgaben, aber die NRB-Liste platziert sie im Bereich von 6000.

Die meisten kleineren Standorte benötigen nur eine einzige Kategorie für andere Einnahmen. Da „Warenkosten“ eine allgemeine Unterkategorie der Ausgaben ist, ist es sinnvoll, eine Einkommenskategorie nicht in die Mitte der Bandbreite von COGS bis Ausgaben zu stellen. Ein einzelnes Konto wurde in diese Liste innerhalb des Bereichs 4000 aufgenommen.

Die Einordnung der Rabatte in die Einnahmenkategorie impliziert, dass es sich um ein „Gegen“-Konto handelt. Während die meisten Verkaufskategorien einen Habensaldo haben, haben Rabatte normalerweise einen Sollsaldo.

Warenkostenrechnung

Die Warenkostenkonten, auch Umsatzkosten oder Kosten der verkauften Waren genannt, stellen die Einkäufe von Lebensmitteln und Getränken dar, um die Mahlzeiten bereitzustellen. Andere Ausgaben, die direkt mit dem Verkauf zusammenhängen, können enthalten sein, wie z. B. Händlergebühren oder Verbrauchsbecher und -servietten.

Die hier verwendeten Nummern sorgen auch für Konsistenz über alle Konten hinweg, da die letzten 3 Ziffern jeder COGS-Kategorie mit den letzten 3 Ziffern des zugehörigen Bestandskontos identisch sind.

Eine Warenkostenliste könnte beinhalten:

  • 5000 Umsatzkosten
  • 5200 Lebensmittelkosten
  • 5210 Fleischkosten
  • 5220 Geflügelkosten
  • 5230 Kosten für Meeresfrüchte
  • 5240 Milchkosten
  • 5250 Produktionskosten
  • 5260 Bäckereikosten
  • 5270 Eingefrorene Kosten
  • 5280 Lebensmitteltrocken- und Konservenkosten
  • 5320 Getränkekosten
  • 5330 Alkoholkosten
  • 5340 Bierkosten
  • 5350 Weinkosten
  • 5360 Warenkosten
  • 5380 Kosten für Barren und Verbrauchsmaterial
  • 5600 Liefer- und direkte Arbeitskosten
  • 5700 Händlergebühren

Spesenkonten

In diesem Beispiel werden die Spesenkonten in drei Hauptkategorien unterteilt: Lohnkosten und sonstige Ausgaben. Die Lohnkosten werden im Bereich 6000 gruppiert, die sonstigen betrieblichen Aufwendungen im Bereich 7000. Gemeinkosten wie Miete, Steuern und Abschreibungen werden in den Bereich von 8000 gestoßen.

Während Konten mindestens weit genug aufgeschlüsselt werden müssen, um Steuerzeilen zu trennen, wird die Übersicht durch die Kombination selten verwendeter Konten viel verständlicher. Die folgende Liste kombiniert mehrere Kategorien, die in anderen Diagrammen oft getrennt sind.

Sie sollten sich bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater erkundigen, um sicherzustellen, dass alles, was Sie kombinieren, tatsächlich dieselbe Steuerzeile teilt.

Das Konto für Bestandsverluste/-verschwendung wurde unter die Markierung 6000 geschoben, da einige davon ausgehen, dass es zu den Warenkostenkategorien gehört.

  • 5800 Bestandsverlust/Verschwendung
  • 6000 Arbeitsbezogene Ausgaben
  • 6100 Managerlöhne
  • 6200 Mitarbeiterlöhne
  • 6300 Vertragsarbeit
  • 6400 Provisionen bezahlt
  • 6500 Leistungen an Arbeitnehmer
  • 6600 Arbeitsunfallversicherung
  • 6700 Arbeitgeber Lohnsteuern
  • 6800 Lohnbearbeitungsaufwand
  • 7100 Direkte Betriebsausgaben
  • 7110 China – Glaswaren – Besteck
  • 7120 Restaurant- und Küchenbedarf
  • 7130 Reinigungsmaterial und -kosten
  • 7140 Dekorationen & Gästebedarf
  • 7150 Wäsche – Leinen – Uniformen
  • 7160 Gebühren – Genehmigungen – Lizenzen
  • 7200 Pest – Sicherheit – sonstiger Vertrag
  • 7250 POS – Technischer Support – Online-Serv
  • 7300 Marketing
  • 7310 Medien & Printwerbung
  • 7320 Werbeveranstaltungen
  • 7400 Auto & Reisen
  • 7500 Musik und Unterhaltung
  • 7600 Reparaturen und Wartung
  • 7700 Dienstprogramme
  • 7750 Telefon & Netzanschluss
  • 7800 Allgemein und Verwaltung
  • 7810 Forderungsausfälle – Über-/Unterschreitung
  • 7820 Bankgebühren
  • 7830 Versicherung
  • 7840 Zinsen
  • 7850 Berufshonorare
  • 7890 Sonstiges Büroausgaben
  • 8100 Miete und Nebenkosten
  • 8200 Ausrüstungsverleih
  • 8600 Umsatzsteuer auf Einkäufe bezahlt
  • 8700 Abschreibung
  • 8900 Sonstige Ausgaben
  • 9000 Einkommenssteuer

Andere Konten

Die einzigen verbleibenden Posten, die zu berücksichtigen sind, sind der Verkauf von größeren Vermögenswerten, andere Einnahmen aus Quellen neben dem Restaurantbetrieb (wie Investitionen oder Untervermietung von Flächen) und ein Platzhalterkonto für Transaktionen, bei denen der Geschäftsinhaber die Unterstützung seines Buchhalters benötigt.

  • 9500 Gewinn/Verlust aus dem Verkauf von Vermögenswerten
  • 9900 Sonstige Einkünfte (nicht aus Betrieb
  • 9999 Fragen Sie meinen Buchhalter

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